March 21, 2012 Posted by igadmin in blog

Basecamp y la regla de 80/20 para hacer un enfoque preciso en su productividad

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En Gemm, somos grandes fans de la aplicación Basecamp de 37Signals.com. También utilizamos su aplicación HighRise para realizar un seguimiento de todos nuestros contactos. Imaginar a nuestra empresa sin estas aplicaciones nos genera ese escalofrío, recordando cuando los clientes enojados tenían que volver a enviar correos electrónicos de recordatorio acerca de las peticiones más elementales. Gracias a Dios esos días han terminado. Si bien este tema en particular puede no ser tan pertinente en lo que hace a proporcionar Internet de hotel y brindar servicios al sector de la hotelería mexicana, me resulta difícil imaginar que estas sugerencias no puedan traer algún beneficio a cualquier hotelero mexicano o gerente de TI.

 

 

La premisa que aparece por detrás de brindar este hábito de trabajo se basa en el principio del 80/20 del economista italiano Vilfredo de Federico Damso Pareto, también conocido como "La regla del vital para pocos y trivial para muchos". Este principio fue descompuesto y llevado a la principal corriente del marketing por el libro de Richard Koch, El principio del 80/20: Cómo lograr más con menos, el cual es una lectura muy recomendable si se halla interesado en profundizar su comprensión sobre el tema.

 

Aquí están algunas aplicaciones de la regla 80/20, que pueden utilizarse en el entorno de negocios de su hotel.

  • El 80% de sus problemas de TI provienen del 20% de su infraestructura de TI. Por ejemplo, hay una integración de teléfono particularmente problemática que fue descuidada por su predecesor. Si usted centra su energía en este sistema telefónico mal desarrollado, conseguirá resolver el 80% de sus problemas, liberando un enorme volumen de tiempo para centrarse en fomentar y mejorar la TI de su hotel.
  • El 80% de la generación de recomendaciones hacia su hotel, proviene de un 20% de sus gastos de marketing o sus canales publicitarios. Una vez puesta la mira en el lugar de donde provienen la mayoría de las recomendaciones, podrá desinvertir el otro 80% que no está funcionando y volver a implementarlo en los canales que sí están dando resultados.
  • El 80% de las quejas de sus huéspedes provienen del 20% o menos de un área específica de su negocio. Un ejemplo de esto podría ser que el 80% o más de sus pasajeros se quejan de que la cobertura WiFi de Internet es lenta o pobre. Si usted centró sus energías en corregir este problema, tales quejas desaparecerán y entonces será capaz de enfocar su tiempo en la próxima sobre la que sus clientes se quejan.

 

Podrían seguir los ejemplos, pero la idea principal es que se tome de este principio y desglose cualquier aspecto de su productividad o de su área de negocio. En el caso de estar en la fase de diseño, nos preguntaremos:

  • ¿Cuáles son las áreas sobre las que nuestros clientes más desearían que nos enfocáramos?
  • ¿Cuáles son las áreas de nuestro negocio que proporcionan la mayor parte de los ingresos, y por tanto deben exigir el 80% de nuestra atención?

 

Después de unas horas de analizar su negocio, será capaz de detectar una tendencia en las áreas que proporcionan la mayor parte de los ingresos para su negocio, por lo que deben presentarse como las áreas con mayores oportunidades. Para la mayoría de los hoteleros, la promoción de sus hoteles probablemente caería en la categoría del 80%. Para nosotros, las ventas, el marketing y la promoción de nuestros servicios son un objetivo central, pero para nuestro ejemplo vamos a desglosar el proyecto para el atribulado gerente de TI que se encuentra exasperado por las solicitudes de soporte en el sistema telefónico.

 

Aquí es cuando el Basecamp realmente se convierte en su amigo (y yo de ninguna manera soy vendedor afiliado de 37signals). Es una gran herramienta, económicamente viable y a disposición de cualquier departamento o compañía de cualquier tamaño. Ahora podemos crear un proyecto en Basecamp, y utilizando la herramienta Time Tracking, podemos determinar en qué deberemos invertir 6 de nuestras 8 horas de jornada laboral hasta que el proyecto esté listo. Utilizando la excelente herramienta diseñada por el sistema de gestión de proyectos Basecamp, podrá determinar que este proyecto le llevará 2 meses para completarse.

 

Time Tracking de Basecamp

 

Ya sea si usted está haciendo realmente el trabajo, o bien si lo está gestionando, será lo mismo, pero podrá configurar una fecha de vencimiento aproximado de dos meses.

 

Luego viene la parte divertida.

 

Al final de cada día, tómese entre 2 y 3 minutos para completar el registro del Time Tracking y cuántas horas realmente dedicó a cada una de las categorías designadas. Encuentro esto como de gran ayuda, ya que pone fin a la discusión sobre mi día en el que soy tan fácil distraer. ¿Realmente renecesitaba revisar mi correo electrónico 15 veces en un día, y responder tan rápidamente? ¿Necesitaba estar comentando en Facebook durante 45 minutos? Claro, estaba tratando de promover los servicios de mi hotel, pero ¿realmente logré algo?

 

Usted comenzará a ver el panorama más amplio cuando desglose su día por esta vía, y se presentará como obvia la forma de optimizar su productividad hasta casi el último minuto, sobre lo que realmente importa. Otro gurú del marketing que admiro lo desglosó de manera similar con una analogía de arena, piedras y rocas. La premisa era la misma: el día debe centrarse en las tareas que son más difíciles, pero lograr la mayor parte. Usando la funcionalidad de Time Tracking de Basecamp logrará poner de relieve cuán efectivamente usted está aprovechando su día, cuando logre mirar hacia atrás en un mes de entradas ¿Cuánto tiempo por día le dedicó en realidad al proyecto del teléfono? Si aún después de dos meses no consiguió terminar ese proyecto, es probable que la respuesta se pueda encontrar en las entradas de su tiempo.

 

Tiene alguna experiencia en materia de gestión del tiempo? ¿Otras ideas que no fueron mencionadas? Por favor, cuéntenos su experiencia. Nos encantaría conocerla.

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